サインイン

メール添付ファイル自動暗号化機能

概要

メールへの添付ファイルを全て自動的に暗号化(zip形式)する機能です。
あらかじめ添付ファイルを暗号化する手間を省き、暗号化し忘れを防止します。

利用方法

機能を有効化するには簡単な設定が必要です。
以下2種類の方式の中から選択します。

1) 添付ファイル自動暗号化方式

非暗号化のままファイルを添付してメール送信すると、添付ファイルが自動的にzip 暗号化され、送信先に届きます。
zip展開用のパスワードが別メールで送信先に届きます。

送信されるメール

  • メール本文内(先頭)に自動暗号化の案内が追記され配信されます。
  • パスワード記載のメールが1分後に送信先へ配信されます。
  • SPIRIT Gmail を用い送信者が自分へ cc:(bcc:)している場合は、オリジナルのメールとパスワードメールの2通が届きます。暗号化後のメールは届きません。
    送信先へは暗号化後のメールとパスワードメールが届きます。
    SPIRIT Gmail 以外はオリジナルまたは暗号化後のメール及びパスワード通知が届きます。

利用方法

  1. 設定画面にログインします。
    • https://mailgate.rikkyo.ac.jp/gate/pc.igm/login

      ユーザID  : メールアドレス
      パスワード: V-Campus パスワード

      送信元として使いたいメールアドレスと、送信手段の組合せにより、 ログインするメールアドレスが異なります。

      No 送信元アドレス\送信手段 SPIRIT Gmail メールソフト(※)
      1 送信者のV-CampusID@rikkyo.ac.jp A A
      2 送信者のエイリアス@rikkyo.ac.jp A B
      3 送信者ではない立教メールアドレス(組織など) A C
      4 立教のメーリングリストアドレス A A
      5 送信者のエイリアス@rikkyo.ne.jp A A

      A:V-CampusID@rikkyo.ac.jp でログイン
      B:エイリアス@rikkyo.ac.jp でログイン
      C:送信者ではない立教メールアドレス(組織など) でログイン

      ※メールソフトのSMTPサーバーは、「smtp.gmail.com」を設定してください。

    1. トップページが表示されます。
    2. 左メニューから「添付ファイル暗号化設定」を選択し、「添付ファイル暗号化ポリシー」のチェックボックスにチェックを付けます。
      使用する」のラジオボタンを選択し「追加」ボタンをクリックします。
    3. ポップアップが表示されますので、「OK」ボタンをクリックします。
    4. 画面下部に追加したポリシーが表示されます。これで設定完了です
    TOPに戻る

    受信者側の添付ファイル取得方法

    1. 設定後、添付ファイル付きのメールを送付すると、受信者には以下のようにメールが2通届きます。
      1通目にメールの内容と添付ファイル、2通目に解凍時のパスワードが記載されています。
    2. 添付ファイルをクリックして解凍すると、ポップアップが表示されます。2通目のメールに表記されていたパスワードを入力し、「OK」ボタンをクリックします。
    TOPに戻る

    設定の削除

    1. 設定画面を表示します。
    2. 設定したポリシーを表示し、削除したいポリシーにチェックを入れます。
      ページ下部の「削除」ボタンをクリックします。
    3. OK」ボタンをクリックします。
    TOPに戻る

    2) Webダウンロード方式(※メディアセンター推奨

    非暗号化のままメール添付で送信すると、自動でメールから添付ファイルが取り除かれ、zip 暗号化形式となり本システムに保存されます。
    宛先へは本文とは別メールでダウンロード用URL とパスワードがそれぞれ送信されます。
    メールサイズを抑え、誤送信等による事後対応が可能(システム上のダウンロード対象のファイル削除)です。

    送信されるメール

    • メール本文内(先頭)に自動暗号化の案内が追記され配信されます。
    • ダウンロードURLの案内メールが1分後に送信先へ配信されます。
    • パスワード記載のメールが更に1分後に送信先へ配信されます。
    • 送信者が自分へ cc:(bcc:)している場合は、送信先と同様のメールが届きます。

    その他

    • ウェブダウンロード可能期間は7日間です。
      ※期間内で有効期限の変更と即時削除が可能です。
    TOPに戻る

    利用方法

    1. 設定画面にログインします。
      • https://mailgate.rikkyo.ac.jp/gate/pc.igm/login

        ユーザID  : メールアドレス
        パスワード: V-Campus パスワード

        送信元として使いたいメールアドレスと、送信手段の組合せにより、 ログインするメールアドレスが異なります。

        No 送信元アドレス\送信手段 SPIRIT Gmail メールソフト(※)
        1 送信者のV-CampusID@rikkyo.ac.jp A A
        2 送信者のエイリアス@rikkyo.ac.jp A B
        3 送信者ではない立教メールアドレス(組織など) A C
        4 立教のメーリングリストアドレス A A
        5 送信者のエイリアス@rikkyo.ne.jp A A

        A:V-CampusID@rikkyo.ac.jp でログイン
        B:エイリアス@rikkyo.ac.jp でログイン
        C:送信者ではない立教メールアドレス(組織など) でログイン

        ※メールソフトのSMTPサーバーは、「smtp.gmail.com」を設定してください。

    2. トップページが表示されます。
    3. 左メニューから「webダウンロード設定」を選択し、「webダウンロードポリシー」のチェックボックスにチェックを付けます。
      使用する」のラジオボタンを選択し「追加」ボタンをクリックします。
    4. ポップアップが表示されますので、「OK」ボタンをクリックします。
    5. 画面下部に追加したポリシーが表示されます。これで設定完了です
    TOPに戻る

    受信者側の添付ファイルダウンロード方法

    1. 設定後、添付ファイル付きのメールを送付すると、受信者には以下のようにメールが3通届きます。
      1通目にメールの内容、2通目にダウンロード用URLとメールアドレス、3通目にパスワードが記載されています。
    2. 2通目のダウンロード用URLをクリックすると、ダウンロードページのログイン画面が表示されます。
      2通目に記載のメールアドレスと、3通目に記載のパスワードを入力し、「ログイン」ボタンをクリックします。
    3. ダウンロード画面が表示されます。
      ダウンロード」ボタンをクリックします。
    TOPに戻る

    設定の削除

    1. 設定画面を表示します。
    2. 設定したポリシーを表示し、削除したいポリシーにチェックを入れます。
      ページ下部の「削除」ボタンをクリックします。
    3. OK」ボタンをクリックします。
    TOPに戻る

    留意点

    1.zip形式のファイルを添付した場合

    zip形式のファイルをメール添付した場合、本サービスは適用されず、添付ファイルは自動暗号化されないまま送信元に届きますのでご注意ください。
    これはすでに暗号化されたzip ファイルを二重暗号化しないなど柔軟性を優先させた処置です。

    【例1:パスワード無しのzip形式ファイルをメール添付した場合】

    (1)添付ファイル自動暗号化方式

    添付ファイルはパスワード無しの状態のまま送信先に届きます。

    (2)Webダウンロード方式

    添付ファイルはWeb上にアップロードされず、パスワード無しの状態のまま送信先に届きます。

    【例2:パスワード付のzip形式ファイルをメール添付した場合】 

    (1)添付ファイル自動暗号化方式

    添付ファイルはパスワード付の状態のまま送信先に届きます。また、自動暗号化サービスは適用されないため、パスワードを通知するメールは送信されません。

    (2)Webダウンロード方式

    添付ファイルはWeb上にアップロードされず、パスワード付の状態のまま送信先に届きます。また、自動暗号化サービスも適用されないため、ダウンロード用URLやパスワードを通知するメールは送信されません。

    2.ファイルの添付されたメールを転送した場合

    添付ファイルは自動暗号化された上で転送先に届きます。ただしzip形式のファイルは自動暗号化されません。

    3.「添付ファイル自動暗号化方式」と「Webダウンロード方式」両方のポリシーを有効化している場合

    Webダウンロード方式が優先されます。