operation_policy

本学の情報基盤として利用されている Google Workspace の機能の一つである、Googleドライブについて、その運用方針を定めます。

Google共有ドライブの利用について

目的と概要

Google共有ドライブを業務で利用する目的

業務ファイルを部署内で適切に管理する

業務で作成するファイルやデータは個人の所有物ではありません。事務系LANの共有フォルダと同様に、業務で利用するファイルは部署で管理する必要があります。

異動・退職等に伴うファイルの継承を確実に行う

マイドライブでファイルを管理すると、異動や退職などでファイルを引き継ぐためにオーナー権限を譲渡する必要がありますが、共有ドライブは共有ドライブ自体がファイルのオーナーとなるため、権限の譲渡やコピーの必要がありません。
業務の継続性の観点から、業務ファイルはマイドライブではなく、共有ドライブで管理することを原則とします。

共有設定ミスによる情報漏洩を防ぐ

マイドライブで各人が共有設定を行うと、ファイルの共有状況が把握できず共有設定のミスにも繋がります。共有ドライブを利用し、ファイルの共有状況を部署として管理することで、共有設定のミスや情報漏洩のリスクを低減させます。

業務で使用するファイルの格納場所について

業務で作成する各種ファイル、データの共有は原則として事務系LANの共有フォルダを利用することとなっています。
ただし、教員などの事務系LANを利用していない利用者とファイルを共有する必要がある場合や、申請受付業務などでフォーム等を利用する場合、部署を横断するプロジェクト業務などではGoogleドライブを利用することができます。
Googleドライブには「マイドライブ」と「共有ドライブ」がありますが、業務でGoogleドライブを利用する場合は、原則として「共有ドライブ」を利用してください。

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種類	用途
共有フォルダ（事務用PC）	業務で作成するファイル、データの保存 保存文書の格納
Google共有ドライブ	事務用PCおよび事務系LANが利用できない者（個人用PCを使ったテレワーク勤務者含む）とのファイル、データ共有 各種申請受付用Googleフォームとその回答データ 一時的な保存とする 共同編集などを利用したファイル
Googleマイドライブ	個人で作業するファイル、データの保存 申請者からファイルのアップロードを必要とするGoogleフォームとその回答データ 一時的な保存とする